Rozdział 1 Postanowienia ogólne

I. Cel Regulaminu

  1. Regulamin reguluje pracę rady sektorowej w sektorze Motoryzacja i Usługi Motoryzacyjne, zwana dalej „Radą”.
  2. Rada posługuje się nazwą Sektorowa Rada ds. Kompetencji – Motoryzacja i Usługi Motoryzacyjne.

II. Podstawa prawna działania Rady

  1. Rada działa na podstawie powierzenia organizacji i prowadzenia Rady przez Prezesa Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości na podstawie ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tj. Dz.U. z 2025r. poz. 98 dalej „Ustawą”).
  2. Rada jest organizowana i prowadzona przez Polską Izbę Motoryzacji

III. Zadania Rady

  1. Rada realizuje zadania służące zmniejszeniu niedopasowania kompetencyjnego na rynku pracy w sektorze.
  2. W realizacji zadań Rada korzysta w szczególności z instrumentów wymienionych w przepisach o Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji oraz prawa oświatowego, a także o szkolnictwie wyższym i nauce oraz promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
  3. Rada stanowi forum wymiany doświadczeń i konsultacji pomiędzy organami administracji publicznej, sferą edukacji formalnej i pozaformalnej oraz nieformalnej, jednostkami badawczymi i przedsiębiorcami działającymi w sektorze motoryzacji z udziałem partnerów dialogu społecznego, samorządu zawodowego i innych interesariuszy działających na rzecz rozwoju sektora motoryzacji i usług motoryzacyjnych.
  4. W celu identyfikacji i prognozowania potrzeb kwalifikacyjno-zawodowych związanych z rozwojem sektora motoryzacyjnego oraz zmniejszeniu luki kompetencyjnej i dostosowaniu oferty edukacyjnej do potrzeb pracodawców Rada realizować będzie poniższe zadania:
    a.  organizację i prowadzenie Rady;
    b. prowadzenie monitoringu i identyfikacji potrzeb kwalifikacyjno-zawodowych w danym sektorze;
    c. wydawanie i/lub aktualizowanie rekomendacji w zakresie dostosowania kadr gospodarki do aktualnych potrzeb przedsiębiorców w danym sektorze;
    d. identyfikację działań służących uzyskaniu poszukiwanych kompetencji, we współpracy z administracją publiczną, w tym co najmniej samorządową na poziomie województwa oraz organizacjami przedsiębiorców lub instytucjami edukacyjnymi;
    e.  współpracę z Branżowym Centrum Umiejętności; 
    f. działania edukacyjno-upowszechniające w projekcie. 

Rozdział 2. Organizacja pracy Rady

IV. Organy Rady, w tym sposób reprezentacji Rady

  1. Organami Rady są:
    a. Komitet Sterujący zwany również Grupą Sterującą, 
    b. Prezydium Rady, 
    c. Przewodniczący Rady, 
    d. Zastępcy Przewodniczącego Rady,
    e. Sekretarz Rady – Animator,
    f. Grupy Robocze.
  2. Upoważnienia do reprezentowania Rady:
    a. do reprezentowania Rady upoważniony jest Przewodniczący Rady,
    b. pod nieobecność Przewodniczącego Rady zastępować go może Zastępca Przewodniczącego Rady.
  3. W skład Komitetu Sterującego wchodzą:
    a. Po dwóch przedstawicieli podmiotu organizującego i prowadzącego Radę, 
    b. Jeden przedstawiciel Prezydium Rady, wybrany przez Członków Prezydium. 
  4. Do zadań Komitetu Sterującego należą w szczególności:
    a. bieżąca kontrola prac Rady, 
    b. nadzór nad wykonywaniem zadań, 
    c. opiniowanie projektów uchwał Rady, 
  5. Przewodniczący Rady pełni następujące funkcje:
    a. zwołuje posiedzenia Rady, 
    b. przewodniczy posiedzeniom Rady,
    c. kieruje pracami Rady, 
    d. reprezentuje Radę w sprawach dotyczących jej działalności, 
    e. może zlecać i zatwierdzać ekspertyzy i opracowania. 
  6. Przewodniczący Rady wybierany jest przez członków Rady.
  7. Zastępcy Przewodniczącego Rady wybierani są przez członków Rady.
  8. Do zadań Sekretarza Rady – Animatora należą m.in.:
    a. Zawiadamianie członków Rady o miejscu i terminie posiedzeń, 
    b. Sporządzanie protokołów z posiedzeń Rady, 
    c. Opracowuje projekty uchwał podjętych podczas posiedzeń plenarnych Rady i przedkłada je do akceptacji Komitetowi Sterującemu.
  9. W skład Prezydium Rady wchodzą:
    a. Przewodniczący Rady Sektorowej, 
    b. Zastępcy Przewodniczącego Rady Sektorowej. 
  10. Do zadań Prezydium Rady należą:
    a. Zlecanie bieżących zadań i opracowań członkom Rady Sektorowej, 
    b. Powoływanie Grup Roboczych,
    c. Nadzór nad pracami Grup Roboczych. 

V. Wybór kandydatów na członków Rady, w tym zapewnienie reprezentatywności sektora w Radzie 

  1. W skład Rady wchodzi nie mniej niż 5 i nie więcej niż 30 członków. W celu zapewnienia reprezentatywności sektora Rada wybierze na swoich członków przedstawicieli interesariuszy Rady. W celu wyrównanej siły głosu grup interesariuszy sektora w Radzie reprezentują: przedstawiciele przedsiębiorców, przedstawiciele edukacji formalnej, pozaformalnej i instytucji naukowo-badawczych, przedstawiciele partnerów społecznych i organizacji branżowych, przedstawiciele nadzoru, regulatorów i instytucji rynku pracy. Kandydatów na członków Rady mogą zgłaszać podmioty zaliczane do jednej z niżej wymienionych grup interesariuszy:
    a. pracodawcy i pracownicy, przedsiębiorcy wchodzących w skład sektora motoryzacji i usług motoryzacyjnych 
         i.   C.29 – Produkcja pojazdów samochodowych, przyczep i naczep, z wyłączeniem motocykli; 
         ii.  G.45 – Handel hurtowy i detaliczny pojazdami samochodowymi, naprawa pojazdów samochodowych;
         iii. inne rodzaje działalności związane z produkcją, handlem, dystrybucją oraz naprawą pojazdów samochodowych i motocykli; z uwzględnieniem obszaru elektromobilności określonego PKD
         iv. 27.11, 27.12, 27.20, 27.90 oraz e- busów i samochodów elektrycznych;
         v.  25.60 – Obróbka metali i nakładanie powłok na metale; 
         vi.  30.91.Z – Produkcja motocykli. 
    b. podmioty świadczące usługi rozwojowe (w tym m.in. instytucje szkoleniowe i szkoleniowo-doradcze, szkoły prowadzące kursy zawodowe, ośrodki dokształcania i doskonalenia zawodowego, centra kształcenia ustawicznego, centra kształcenia praktycznego, centra kształcenia zawodowego i ustawicznego),
    c. organizacje pozarządowe, związki organizacji pozarządowych,
    d. szkoły i placówki systemu oświaty oraz ich organy prowadzące,
    e. wyższe szkoły i uczelnie,
    f. instytucje rynku pracy,
    g. partnerzy społeczni i gospodarczy,
    h. jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne,
    i. samorząd gospodarczy i zawodowy,
    j. stowarzyszenia i związki jednostek samorządu terytorialnego,
    k. administracja publiczna,
    l. jednostki naukowe, w tym instytucje badawcze,
    m. jednostki badawczo-rozwojowe,
    n. lub minimum dwóch członków rady.
  2. Kandydat na członka Rady musi spełniać następujące kryteria formalne:
    a. być reprezentantem jednej z grup interesariuszy,
    b. zaakceptować cele i zasady działania Rady, w szczególności zawarte w: Umowie o współpracy, Regulaminie Rady, Uchwałach Rady,
    c. złożyć deklarację przystąpienia do Rady.
  3. Kandydat na członka Rady musi spełniać min. 2 z 6 następujących kryteriów:
    a. co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu działań o charakterze edukacyjnym prowadzonych w ramach i/lub na rzecz sektora,
    b. co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu działań o charakterze badawczym prowadzonych w ramach i/lub na rzecz sektora,
    c. co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu innych działań w ramach i/lub na rzecz sektora,
    d. doświadczenie związane z opiniowaniem, tworzeniem lub współtworzeniem programów edukacyjnych dot. sektora,
    e. uczestnictwo w pracach nad Polską Ramą Kwalifikacji lub Sektorową Ramą Kwalifikacji dla sektora,
    f. prowadzenie działalności gospodarczej w sektorze w okresie 2 lat od daty zadeklarowania przystąpienia do Rady.

  4. Spełnienie przez kandydata w/w kryteriów stwierdza Komisja Rekrutacyjna, w skład której wchodzi Przewodniczący Rady, Grupa Sterująca i Animator. 

  5. Odwołanie członka Rady następuje w przypadku:
    a. rezygnacji z udziału w pracach Rady; 
    b. odwołania przez jednostkę delegującą;
    c. dwukrotnej nieusprawiedliwionej nieobecność na posiedzeniach plenarnych Rady;
    d. dwukrotnej nieusprawiedliwionej nieobecność na posiedzeniach Branżowej Grupy Roboczej;
    e. kiedy członek Rady dokona zmiany aktywności działalności zawodowej na działalność nie związaną z celami i założeniami Rady;
    f. wystąpienia innych przyczyn innych, w tym niewywiązywanie się z obowiązków członka Rady stwierdzone przez Prezydium Rady.

  6. W celu włączania do prac Rady nowych członków będących reprezentantami sektora, Rada podejmie następujące działania:
    a. cykliczną rewizję osób i instytucji będących reprezentantami interesariuszy sektora w celu aktualizacji składu Rady,
    b. monitorowanie struktury sektora,
    c. regularne badania i analizy rynku motoryzacyjnego w celu identyfikacji nowych interesariuszy,
    d. obserwowanie zmian legislacyjnych i technologicznych zarówno na poziomie krajowym jak i unijnym generujących nowych interesariuszy Rady.

VI. Prawa i obowiązki członków Rady

  1. Za udział w posiedzeniach Rady Sektorowej nie przysługuje wynagrodzenie.
  2. Członkowie Rady biorą udział w posiedzeniach Rady oraz co najmniej jednej Grupy Roboczej.
  3. Członkowie Rady mogą również uczestniczyć w pracach pozostałych Grup Roboczych oraz zespołów eksperckich powoływanych do realizacji poszczególnych zadań.
  4. Członek Rady ma prawo do:
    a. udziału w pracach Rady i zespołów Grup Roboczych, 
    b. głosowania w sprawach będących przedmiotem obrad,
    c. przedstawiania na posiedzeniach Rady i Grup Roboczych stanowiska grup interesariuszy (opisanych w ust. V. pkt. 1 regulaminu), którą reprezentuje,
    d. upowszechniania w grupach interesariuszy wyników badań i analiz prowadzonych przez Radę,
    e. uczestnictwa (w charakterze eksperta) w realizacji zlecanych przez Radę badań i analiz dotyczących rynku pracy oraz kształcenia i szkolenia na potrzeby tego rynku,
    f. uczestnictwa w organizowanych przez Radę konferencjach, seminariach i szkoleniach poświęconych problematyce rynku pracy w branży motoryzacyjnej,
    g. zgłoszenia do Przewodniczącego Rady zastrzeżenia do treści protokołu (zdanie odrębne), wraz z wnioskiem o ich umieszczenie w protokole.
  5. Członek Rady ma obowiązek:
    a. osobistego udziału w posiedzeniach Rady; obowiązek ten może być realizowany poprzez uczestnictwo w posiedzeniach Rady przedstawiciela reprezentującego członka Rady,
    b. powiadomienia o swojej nieobecności Sekretariat Rady w terminie minimum dwóch dni roboczych przed planowanym posiedzeniem, z wyjątkiem zdarzeń losowych, kiedy powiadomienie może nastąpić w terminie krótszym, ale nie później niż w przeddzień posiedzenia,
    c. przekazywania propozycji zgłaszanych przez środowiska, które reprezentuje, dotyczących podejmowania przez Radę działań mieszczących się w zakresie jej kompetencji,
    d. przygotowania i przedstawienia na posiedzeniu Grupy Roboczej lub Rady stanowiska środowiska, które reprezentuje, w sprawach będących przedmiotem prac Rady lub Grupy Roboczej,
    e. przekazywania środowiskom, które reprezentują w Radzie, informacji o prowadzonych przez Radę działaniach na rzecz rozwoju rynku pracy w poszczególnych obszarach sektora oraz wynikach prowadzonych badań,
    f. upowszechniania w środowiskach, które reprezentują informacji o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji (ZSK), Europejskiej Ramie Kwalifikacji (ERK), Polskiej Ramie Kwalifikacji (PRK), Sektorowej Ramie Kwalifikacji (SRK), Branżowych Centrach Umiejętności (BCU),
    g. zachęcanie podmiotów, które reprezentuje do opracowywania i włączania do ZSK kwalifikacji, umożliwiających likwidację luki kompetencyjnej w danej branży,
    h. zachęcania środowiska, które reprezentuje do aktywnego udziału w badaniach dotyczących rynku pracy w branży, udział w organizowanych przez Radę konferencjach, seminariach i szkoleniach poświęconych problematyce rynku pracy.
  6. Członków obowiązują zasady i standardy zachowań etycznych, w szczególności dotyczące pracy w duchu wzajemnego poszanowania godności jej członków; dbania o wizerunek, autorytet i wiarygodność Rady.
  7. Członkowie Rady i Grup Roboczych zamieszkali poza miejscem posiedzenia Rady i Grupy Roboczej, na własny wniosek, mogą uzyskać refundację:
    a. kosztów przejazdu publicznymi środkami transportu na posiedzenie Rady, na podstawie biletów, 
    b. kosztów przejazdu niepublicznymi środkami transportu, do wysokości kosztów przejazdu publicznymi środkami transportu na odcinku od miejsca zamieszkania do miejsca posiedzenia Rady, 
    c. kosztów noclegu na podstawie rachunku, paragonu, faktury do wysokości kosztów kwalifikowanych

VII. Sposób podejmowania uchwał oraz wyrażania opinii przez Radę

  1. Rada działa na posiedzeniach.
  2. Rada odbywa posiedzenia minimum dwa razy w roku, w terminach określonych w planie pracy Rady. Posiedzenia mogą odbywać się również w trybie zdalnym.
  3. Posiedzenia Rady zwołuje Przewodniczący Rady co najmniej na 7 dni przed wyznaczonym terminem. Posiedzenia Rady, których przedmiotem będzie sprawozdanie roczne zwołane mogą zostać również przez Grupę Sterującą.
  4. Rada podejmuje uchwały w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów, decyduje głos Przewodniczącego Rady, a w przypadku jego nieobecności – głos osoby go zastępującej.
  5. Dla ważności uchwał podejmowanych przez Radę konieczna jest obecność co najmniej połowy członków Rady uprawnionych do głosowania. Dopuszcza się podejmowanie uchwał w trybie obiegowym. Członek Rady winien oddać głos do pięciu dni roboczych od dnia otrzymania uchwały. Brak udziału w głosowaniu po tym terminie traktowany jest jako akceptacja uchwały.
  6. Prace Rady wspiera Sekretarz Rady będący jednocześnie Animatorem Rady, który zapewnia obsługę techniczną Rady oraz kontakt z Grupą Sterującą.
  7. W posiedzeniach Rady mogą uczestniczyć zaproszeni eksperci oraz wskazani przez ministrów obserwatorzy prac Rady – bez prawa głosu.
  8. Rada podejmuje uchwały w szczególności w następujących sprawach:
    a. uchwalanie rocznego sprawozdania z prac Rady,
    b. formułowanie rekomendacji w zakresie dostosowania kadr gospodarki do aktualnych potrzeb przedsiębiorców w sektorze,
    c. opracowywanie strategii Rady i planu komunikacji,
    d. uchwalanie rocznych planów działania Rady.
  9. Protokoły z posiedzeń Rady, posiedzeń prezydium wraz z załącznikami, są udostępniane członkom Rady przez e-mail lub na stronie internetowej Rady (zarejestrowanym członkom Rady). Inne dokumenty sporządzane przez Radę lub na jej zlecenie, w tym opracowania zespołów, grup roboczych i ekspertów są udostępniane na ogólnodostępnej stronie internetowej Rady. 
  10. Członek Rady i uczestnik posiedzenia plenarnego, może zgłosić zdanie odrębne do protokołu wraz z wnioskiem o umieszczenie go w protokole.

VIII. Sposób zapewnienia kontroli jakości działalności Rady.

  1.  
  1. Bieżącą kontrolę działania Rady zapewnia Komitet Sterujący.
  2. Na podstawie otrzymywanych od Animatora Rady okresowych sprawozdań z działalności Rady i protokołów z posiedzeń Rady, Komitet Sterujący wydaje, nie rzadziej niż na koniec każdego kwartału, rekomendacje dot. prac Rady.
  3. Rekomendacje zawierają w szczególności: ocenę realizacji planu pracy, ocenę zaawansowania realizacji zadań zgodnie z założonym harmonogramem,
  4. Rekomendacje przekazywane są Animatorowi i Prezydium Rady,

IX. Sposób zapewnienia aktywności członków Rady i ich utrzymania w Radzie

  1. Członkostwo w Radzie jest formą prestiżu, która pozwala na budowanie wizerunku firmy lub instytucji jako lidera w sektorze motoryzacyjnym. Uczestnictwo w Radzie może być postrzegane jako dowód zaangażowania w rozwój sektora oraz promowanie innowacyjnych i zrównoważonych rozwiązań.
  2. Praca członków Rady opierać się będzie na zasadach transparentności, dialogu i konsensusu.
  3. Każdy członek Rady będzie uczestniczył w pracach przynajmniej jednej Grupy Roboczej.
  4. W celu zapewnienia aktywnej i efektywnej pracy Rady Animator Rady będzie koordynował działania członków Rady oraz synchronizował ich pracę w czasie i przestrzeni.
  5. Członek zespołu Grupy Roboczej będzie przekazywał instytucji delegującej informację o realizowanym zadaniu i pozyskiwał opinie w danej sprawie. Członek Zespołu przygotowuje pisemną informację o stanowisku instytucji, którą reprezentuje i przekazuje ją w określonym terminie pozostałym członkom Zespołu oraz Prezydium Rady.
  6. Członkowie Grup Roboczych przygotowywać będą informacje o postępach swoich prac i zamieszczać je na stronach Rady.
  7. W trakcie posiedzeń plenarnych Rady w celu wypracowania uchwał, członkowie będą brali aktywny udział w dyskusji.
  8. Na zaproszenie różnych grup interesariuszy sektora członkowie Rady będą brali aktywny udział w spotkaniach i warsztatach, co pozwoli na wymianę doświadczeń i nawiązanie relacji z innymi liderami sektora.
  9. Członkowie zobowiązani będą do uczestnictwa w konferencjach organizowanych przez Radę.

X. Sposób powoływania przez Radę Grup Roboczych, ekspertów.

  1. Dla rozwiązywania poszczególnych zagadnień, Rada powołuje zadaniowe Grupy Robocze.
  2. Grupy Robocze są powoływane z inicjatywy Przewodniczącego Rady lub co najmniej jednej trzeciej członków Rady.
  3. Warunkiem powołania Grupy Roboczej jest zapewnienie finansowania przewidzianych dla niej zadań.
  4. Grupy Robocze zachowują samodzielność w ustalaniu harmonogramu i trybu prac, wyboru przewodniczącego, zwanego dalej Liderem.
  5. Posiedzenia zespołów Grup Roboczych, poświęcone realizacji wyznaczonych im zadań, będą miały na celu wypracowanie wspólnego stanowiska branży w sprawie będącej przedmiotem obrad Rady.
  6. Pracami Grupy Roboczej kieruje Lider wybrany spośród członków Grupy Roboczej.
  7. Grupy Robocze angażowały będą przedstawicieli różnych grup interesariuszy (opisanych w ust. V. pkt. 1 regulaminu), którzy zajmować się będą zadaniami obejmującymi problematykę całej branży.
  8. Zadaniem członka Grupy Roboczej będzie przekazanie instytucji delegującej informacji o realizowanym zadaniu i uzyskaniu jej opinii w tej sprawie. Członek Grupy Roboczej przygotowuje pisemną informację o stanowisku instytucji, którą reprezentuje i przekazuje ją w określonym terminie pozostałym członkom Grupy Roboczej oraz Prezydium Rady.
  9. Ze względu na rozległość sektora gospodarki, którego dotyczy funkcjonowanie Rady, do wykonania określonych zadań, Rada może powołać zespoły ekspertów. Eksperci zewnętrzni powoływani będą dodatkowo, stosownie do bieżących potrzeb i planu prac Rady.

Rozdział 3. Dokumentowanie pracy Rady

XI. Protokołowanie posiedzeń

  1. Z posiedzeń Rady sporządzane będą protokoły, których załącznik stanowić będą podjęte Uchwały.
  2. Protokół podpisuje Przewodniczący Rady, a pod jego nieobecność przewodniczący posiedzenia, który wybierany jest spośród członków rady zwykłą większością głosów, jeśli w spotkaniu nie uczestniczą również zastępcy Przewodniczącego Rady.
  3. Protokół powinien zawierać istotne ustalenia, podjęte uchwały i zdania odrębne.
  4. Protokoły z posiedzenia Rady przekazywane są drogą elektroniczną członkom Rady w terminie 7 dni od ich podpisania.
  5. Oryginały protokołów z posiedzeń Rady przechowywane są w sekretariacie Rady.

XII. Uchwały

  1. Uchwały podjęte podczas posiedzeń Rady opracowuje Sekretarz Rady.
  2. Po zatwierdzeniu projektu uchwały przez Komitet Sterujący Sekretarz Rady przedkłada uchwałę do podpisu Przewodniczącemu Rady.
  3. Po nadaniu kolejnego numeru uchwała zostaje archiwizowana w dokumentacji Rady.

XIII. Zdanie odrębne

  1. Członek Rady i uczestnik posiedzenia Rady, może zgłosić do Przewodniczącego Rady zastrzeżenia do treści protokołu (zdanie odrębne).
  2. Wniosek o umieszczenie w protokole odrębnego zdania członek Rady przekazuje Animatorowi/Sekretarzowi Rady w terminie do 5 dni roboczych od dnia doręczenia protokołu.

XIV. Opracowania Grup Roboczych, Ekspertów

  1. Eksperci prowadzący badania, przygotowujący opinię ekspercką na potrzeby Rady lub Grup Roboczych opracowują dokumentację zleconego zadania (wyniki badań, ekspertyzę, opinie i propozycje rekomendacji).
  2. Opracowania (wyniki badań, ekspertyzy, opinie i propozycje rekomendacji) każdorazowo zatwierdzane są przez organ Rady (Przewodniczącego Rady) odpowiadający za ich zlecenie. Dokumentem potwierdzającym jest protokół odbioru.
  3. Wyniki badań, opracowania, ekspertyzy zamieszczane są na stronach Rady.
  4. Wybrane opracowania zostaną opublikowane w formie broszury lub książki i rozesłane do interesariuszy.

XV. Standardy komunikacji Rady

  1. Na potrzeby sprawnej komunikacji pomiędzy Radą a interesariuszami sektora i pozostałymi zainteresowanymi podmiotami Rada prowadzi swoją stronę internetową pod adresem https://radasektorowa-motoryzacja.pl/
  2. Strona internetowa informuje o działaniach Rady i stanowi źródło informacji o stanie i potrzebach kadr sektora oraz platformę wymiany informacji pomiędzy interesariuszami sektora. Strona zaprasza przedsiębiorców do współpracy oraz posiada opcję logowania dla członków Rady.
  3. Członkowie Rady opracowywać będą newsletter informacyjny (w wersji elektronicznej) zawierający aktualne informacje związane m.in. z legislacją, rynkiem pracy, edukacją. Newsletter będzie rozsyłany do partnerów społecznych oraz przedsiębiorstw będących członkami Polskiej Izby Motoryzacji, innych organizacji branżowych sektora motoryzacyjnego, a za ich zgodą, również i ich członków oraz pozostałych interesariuszy.
  4. Członkowie Rady Sektorowej oraz zaproszeni na posiedzenie rady goście otrzymają (w wersji elektronicznej) projekt porządku obrad wraz z materiałami zaplanowanymi do rozpatrzenia, rozsyłanymi przy użyciu elektronicznych środków komunikowania (poczta e-mail) nie później niż 7 dni kalendarzowych przed dniem posiedzenia.
  5. Na podstawie opracowań ekspertów przygotowywane będą publikacje elektroniczne, prezentowane na portalu internetowym Rady. Wybrane opracowania będą opublikowane w wersji elektronicznej w formie artykułów, raportów, broszur itp.
  6. Publikacje (w wersji elektronicznej) będą rozsyłane do interesariuszy.
  7. Ogłoszenie o naborze na członków Rady będzie zamieszczone na stronie internetowej Rady.
  8. Kontakt z Podmiotem prowadzącym radę odbywać się ̨w szczególności przez skrzynkę ̨e-mail: sekretariat@pim.pl lub przez przekazany członkom Rady numer telefonu.
  9. Imienna lista obejmująca Członków (wraz ze wskazaniem podmiotów, które reprezentują)̨ będzie podana do wiadomości publicznej poprzez zamieszczenie jej na stronie internetowej Rady działającą pod adresem: www.radasektorowa-motoryzacja.pl i będzie aktualizowana na bieżąco w przypadku zmiany składu Rady.
  10. Sekretariat Rady (sekretariat Polskiej Izby Motoryzacji) będzie przetwarzał dane członków Rady, jedynie na potrzeby jej działalności.
  11. Sekretarz Rady – Animator będzie odpowiedzialny w szczególności za:
    a. utrzymywanie kontaktów z członkami Rady, Prezydium Rady oraz Przewodniczącym, 
    b. zawiadamianie członków Rady o miejscu i terminie posiedzeń.
  12. Członek Rady może zaproponować materiał do umieszczenia na stronie Rady. Decyzję o umieszczeniu materiału w całości lub części na stronie podejmie Animator Rady. 
  13. W pracach Rady mogą brać udział osoby zapraszane przez Przewodniczącego Rady oraz obserwatorzy wskazani przez ministrów.

Rozdział 4. Zasady współpracy Rady z innymi podmiotami

XVI. Dokumenty regulujące współpracę

  1. Porozumienia wymagają formy pisemnej. W imieniu Rady porozumienie podpisuje Przewodniczący Rady lub wyznaczony Zastępca i Animator Rady. Zawarte porozumienia wymagają akceptacji Rady w formie uchwały przyjętej zwykłą większością głosów.
  2. Rada może zawierać porozumienia o współpracy (w tym listy intencyjne) z innymi podmiotami działającymi w sektorze motoryzacyjnym i poza nim.
  3. Przyjęte zasady postępowania i dokumentowania zasad współpracy:
    a. Porozumienia wymagają formy pisemnej. 
    b. Inicjowanie współpracy w zakresie porozumień odbywać się będzie z podmiotami (interesariuszami) uznanymi za istotne dla realizacji celów i zadań Rady. 
  4. Organem właściwym do podejmowania decyzji o współpracy jest Komitet Sterujący.

Rozdział 5. Ochrona danych osobowych

XVII. Zasady danych osobowych

  1. Informacje o składzie Rady są udostępnianie publicznie.
  2. Dane członków Rady przetwarzane są przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) z siedzibą przy ul. Pańskiej 81/83 w Warszawie w celu realizacji zadań publicznych określonych w ustawie. Sposób realizacji praw użytkowników oraz inne informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych określone zostały w dokumencie dostępnym pod adresem internetowym:
  3. Wraz z powołaniem do Rady, członek Rady otrzymuje informację dotyczącą przetwarzania jego danych osobowych, które zostały zawarte w Klauzuli informacyjnej dla członka Sektorowej Rady ds. kompetencji.
  4. Administratorem danych jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) z siedzibą w Warszawie (00-834), ul. Pańska 81/83.
  5. Podstawą przetwarzania danych jest Ustawa.
  6. PARP powierza przetwarzanie danych członków Rady podmiotowi, o którym mowa w ust. II pkt 2

Rozdział 6. Postanowienia końcowe

XVIII. Dokonywanie zmian w Regulaminie

  1. Zmiany Regulaminu zatwierdzane są uchwałami Rady podejmowanymi zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej 2/3 Członków Rady.
  2. Wszelkie zmiany zapisów Regulaminu wymagają uchwały Rady i wchodzą w życie w terminie określonym w uchwale.